8 Dokumen Wajib Persiapan Kuliah di Polandia

Dzień dobry Sobat PPI semua. Apa kabar hari ini? Semoga kita semua selalu dalam keadaan sehat dan semangat ya.

Kali ini saya akan berbagi tentang dokumen apa saja sih yang Sobat perlu siapkan jika ingin berangkat study ke luar negeri khususnya ke Polandia, lengkap dengan langkah-langkah mudah untuk membuatnya. 

Penjelasan dalam tulisan ini murni berdasarkan pengalaman penulis di tahun 2021 ya Sobat, jadi mungkin saja akan terjadi perbedaan informasi seiring dengan perjalanan waktu atau perbedaan pengalaman. So, penting banget untuk mencari informasi lebih dari satu sumber untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas.

Oke, tanpa berlama-lama, mari kita mulai!

1. PASPOR

Bagi Sobat yang belum pernah ke luar negeri, tentunya dokumen pertama yang harus dibuat adalah paspor. Paspor sendiri adalah bukti identitas resmi yang diakui secara international. Paspor dapat dibuat di kantor imigrasi tempat Sobat tinggal. Mengenai tata cara pembuatan, biaya, dan informasi lain seputar paspor dapat dilihat dengan menekan link di bawah ini.

https://money.kompas.com/read/2022/01/01/132923526/cara-membuat-paspor-online-serta-biayanya-praktis-dan-cepat?page=all

Jika Sobat masih memiliki kendala, silahkan langsung mendatangi kantor imigrasi terdekat untuk informasi yang lebih jelas. 

2. FOTOKOPI IJAZAH TERAKHIR YANG SUDAH DILEGALISASI OLEH KEDUTAAN POLANDIA

Prosesnya untuk mendapatkan legalisasi ijazah adalah sebagai berikut:

1. Translate/Notaris Tersumpah

Bagi yang ijazahnya masih berbahasa Indonesia, harus diterjemahkan dulu ke bahasa Inggris dengan menggunakan penerjemah tersumpah yang diakui oleh Kemenkumham atau biasa disebut dengan sworn translator. Bagaimana caranya tahu penerjemahnya sudah tersumpah atau belum Sobat? Caranya adalah dengan mengunjungi website Kemenkumham berikut:

https://legalisasi.ahu.go.id/

Sobat bisa registrasi dulu jika belum memiliki akun, lalu login. Nanti saat registrasi, akan terdapat kolom “Nama Pejabat” Jika nama penerjemah Sobat muncul saat diketik disana, artinya penerjemah yang Sobat gunakan sudah terdaftar. Rekomendasi cara lain dari saya, Sobat dapat menggunakan jasa penerjemah tersumpah yang ada dalam daftar berikut:

https://indonesia.Embassy.gov.au/jakt/sworntrans.html

Berdasarkan pengalaman, saya menggunakan penerjemah Andrew Budianto, DRS.  Proses penerjemahannya adalah sebagai berikut:

• Kirim scan ijazah asli ke email yang dicantumkan di link
• Tunggu balasan email yang berisi biaya dan estimasi waktu pengerjaan. Pengalaman saya, biaya perlembarnya adalah Rp 100.000 (tahun 2021) dengan estimasi waktu 3 hari kerja.
• Transfer biaya ke nomor rekening yang tertulis di email, lalu kirimkan bukti transfer
• Jika dokumen telah selesai diterjemahkan, akan ada email balasan dan dokumen akan dikirim ke alamat kita setelah transfer ongkos kirim.

Jika ijazah asli sudah berbahasa Inggris atau mungkin bilingual (bahasa Inggris dan Indonesia) atau masih dalam bahasa Indonesia dan sudah diterjemahkan tapi penerjemahnya belum tersumpah, maka Sobat perlu melegalisasi dokumen tersebut ke notaris yang diakui oleh kemenkumham juga. Caranya sama, seperti di atas, dengan mengunjungi website Kemenkumham. Berdasarkan pengalaman saya, saya menggunakan jasa notaris Charles Hermawan dengan tarif Rp 15.000 (tahun 2021) per lembar. Untuk prosesnya kurang lebih sama dengan proses translasi ijazah. Silahkan digoogling kontak Pak Charles ya Sobat.

2. Legalisasi Kemenkumham

Jika ijazah sudah diterjemahkan dan disahkan oleh notaris, langkah selanjutnya adalah legalisir dokumen di Kemenkumham. Untuk legalisasi di kemenkumham, Sobat perlu mendaftar secara online pada website Kemenkumham terlebih dahulu. Berikut adalah panduannya lengkap dengan biayanya:

https://panduan.ahu.go.id/doku.php?id=permohonan_legalisasi

Setelah permohonan legalisasi diterima, Sobat perlu datang ke kantor Kemenkumham untuk mengambil sticker legalisasi dengan membawa:

• Cetak bukti transfer dari bank 
• Cetak bukti pemesanan nomor voucher yang telah diunduh di website
• dokumen ijazah asli
• surat kuasa dan fotokopi KTP (jika diwakilkan)

3. Legalisasi Kemenlu

Legalisasi Kemenlu dapat dilakukan melalui aplikasi android yang dapat diunduh di google playstore dengan nama “Legalisasi Dokumen” Aplikasi ini hanya bisa diunduh di android. Berdasarkan pengalaman, jika aplikasi di android Sobat sering gangguan, cobalah mendaftar menggunakan android dengan versi lama. Berikut tata cara pendaftarannya lengkap dengan biaya:

https://kemlu.go.id/portal/id/read/186/halaman_daftar_lainnya/legalisasi-dokumen

Jika proses legalisasi telah selesai, sticker dapat diambil ke kantor Kemenlu dengan membawa:

• Cetak bukti transfer dari bank
• Cetak kwitansi yang telah diunduh di aplikasi
• Dokumen ijazah asli
• Surat kuasa dan fotokopi KTP (jika diwakilkan)

4. Legalisasi Kedutaan Polandia

Legalisasi tahap akhir adalah legalisasi kedutaan besar Polandia. Berikut adalah alurnya:

1. Email bagian consular kedutaan Polandia untuk membuat janji. Alamat email dapat dilihat pada link https://www.gov.pl/web/indonesia-id/Kedutaan

2. Setelah ada balasan email yang berisi tanggal appointment ke embassy, datang ke kantor embassy dengan membawa dokumen berikut. Jangan lupa juga untuk membawa print screenshot email appoinment ya. 

• Dokumen yang akan dilegalisasi
• Uang tunai untuk biaya legalisasi. Biayanya adalah Rp 500.000 per dokumen (bukan per lembar, tahun 2021). Misalnya jika transkrip nilai Sobat sebanyak satu dokumen namun bolak balik atau berjumlah 2 lembar, akan tetap terhitung satu dokumen dengan hanya membayar Rp 500.000.  Jadi, jika dokumen yang dilegalisasi sebanyak dua, yaitu ijazah 1 dan transkrip 1, maka total pembayarannya adalah Rp 1.000.000.
• Untuk informasi terbaru mengenai biaya legalisasi dokumen, dapat dicek pada website resmi kedutaan Polandia di link berikut. https://www.gov.pl/web/indonesia-en/consular-fees

3. Setelah berkas diserahkan dan dibayar, Sobat harus menunggu dokumennya dilegalisasi. Biasanya waktu tunggunya sekitar satu minggu. Tanggal pengambilan biasanya akan ditulis pada bukti pembayaran yang Sobat terima dari petugasnya.
4. Saat pengambilan dokumen, berkas yang harus dibawa adalah:

• Bukti pembayaran
• Surat kuasa dan fotokopi KTP (jika pengambilan berkas diwakilkan)

Tahap legalisasi dokumen telah selesai.

3. FOTOKOPI TRANSKRIP NILAI TERAKHIR YANG SUDAH DILEGALISASI OLEH KEDUTAAN POLANDIA

Prosesnya persis sama dengan proses ijazah di atas ya Sobat.

4. LOA (LETTER OF ACCEPTANCE)

LOA atau Letter of Acceptance adalah bukti yang menyatakan bahwa Sobat sudah diterima di kampus tujuan. Dokumen ini dibutuhkan dalam pembuatan visa.

5. LOG (LETTER OF GUARANTEE)

LOG atau Letter of Guarantee adalah dokumen yang dikeluarkan oleh individu atau Lembaga sebagai keterangan jaminan finansial untuk seseorang. Jadi, dalam dokumen tersebut tercantum berapa pembiayaan yang Sobat terima dari suatu lembaga setiap bulannya. Biasanya LOG ini diberikan oleh lembaga pemberi beasiswa yang Sobat ikuti. LOG ini sama dengan dokumen kecukupan biaya hidup seperti yang disyaratkan dalam berkas yang ada di website. LOG dibutuhkan untuk pembuatan visa, penyerahan dokumen ke kampus, bahkan untuk pembuatan izin tinggal setelah berada di Polandia. 

6. BUKTI AKOMODASI

Bukti akomodasi adalah bukti sewa tempat tinggal Sobat selama berada di Polandia. Untuk Sobat yang akan tinggal di asrama kampus, dapat meminta bukti akomodasi ini pada manager asrama. Atau untuk Sobat yang berencana menyewa flat/apartment, bisa meminta bukti atau surat sewa rumah dari pemiliknya. Dokumen ini dibutuhkan sebagai syarat untuk membuat visa.

7. ASURANSI KESAHATAN

Asuransi kesehatan yang diminta oleh pihak kedutaan sendiri adalah asuransi kesehatan yang dapat berlaku di seluruh negara Uni Eropa dengan nilai minimal 30.000 Euro.

Berdasarkan pengalaman, saya menggunakan asuransi Allianz untuk waktu dua minggu, seminggu sebelum keberangkatan dan seminngu setelah tiba di negara tujuan. Tujuannya adalah supaya asuransi tersebut masih berlaku sementara kami membeli asuransi lain di Polandia. 

8. VISA

Visa bisa dikatakan sebagai alat izin untuk bisa masuk ke suatu negara. Jadi jika ingin mengunjungi negara tertentu yang mensyaratkan adanya visa, Sobat semua harus membuat visa terlebih dahulu di kantor kedutaan negara tujuan. Sobat dapat juga mengunjungi website resmi kedutaan negara tujuan untuk mencari informasi mengenai proses pembuatan visanya. Untuk kali ini, saya akan memberikan informasi mengenai cara mengurus visa nasional Polandia. Informasi lengkap mengenai proses pembuatannya dapat dilihat pada website resmi kedutaan besar Polandia dengan cara menekan link di bawah ini.

https://www.gov.pl/web/indonesia-id/jika-ingin-mengajukan-permohonan-visa-nasional-tipe-d

Berdasarkan informasi pada link yang saya bagikan di atas, khusus dibagian “Dokumen Apa Saja yang Harus Saya Sampaikan?” jika Sobat semua baca, dokumen yang tertulis disana adalah persyaratan dokumen untuk pembuatan visa secara umum. Untuk pelajar, ada beberapa dokumen tambahan yang dibutuhkan. Agar lebih terperinci, berikut saya jabarkan keseluruhan dokumen satu per satu.

Diwajibkan untuk membaca informasi di website terlebih dahulu sebelum membaca informasi berikut karena informasi di bawah adalah tambahan informasi berdasarkan pengalaman saya pribadi saat mengurus visa.

1. Formulir Permohonan Visa

Formulir dapat diakses melalui link yang telah tersedia di website.

2. Foto

Informasi di website mengatakan bahwa foto tidak diambil saat menggunakan topi atau penutup kepala lain. Artinya, hijab pun tidak diperbolehkan. Namun ada keringanan disini, boleh menggunakan hijab asal telinga terlihat. Jadi boleh menutup rambut dan leher asal telinganya terlihat. Butuh usaha lebih nih buat Sobat perempuan yang berjilbab untuk mengatur gaya hijabnya.😊

3. Paspor

Selain menyerahkan paspor asli, fotokopi paspor yang berwarna juga dibutuhkan sebagai syarat kelengkapan dokumen. Halaman paspor yang harus difotokopi adalah halaman identitas, halaman paling akhir yang memuat informasi pemegang, dan semua lembar yang berisi stempel.

4. Asuransi Kesehatan

Sobat dapat membaca kembali point 7 karena membahas dokumen yang sama.

5. Fotokopi KTP

Fotokopi KTP akan dilampirkan bersama berkas yang lain. Namun, Sobat juga perlu menyiapkan KTP asli. KTP asli akan diberikan ke satpam bersama dengan appointment letter. Appointment letter bisa dalam bentuk gambar hasil screenshoot email dari embassy yang dicetak yang menyatakan bahwa permohonan pengajuan diterima dan jadwalnya sesuai dengan tanggal kedatangan pada hari tersebut. Ini dibutuhkan juga saat melegalisasi dokumen ya Sobat.

6. LOG (Letter of Guarantee)

Sobat dapat membaca kembali point 5 karena membahas dokumen yang sama.

7. Bukti Akomodasi

Sobat dapat membaca kembali point 5 karena membahas dokumen yang sama.

8. Cover letter

Informasi yang harus ada dalam cover letter:

• Tanggal
• Tujuan surat, yaitu embassy Polandia beserta alamatnya
• Subject, berisi nama, nomor paspor, dan jenis visa yang akan dibuat (National Visa)
• Tujuan ke Polandia dan berapa lama rencana tinggal disana. Untuk tujuannya bisa dijelaskan secara spesifik mengenai kampus dan jurusan
• Pekerjaan, jika Sobat semua masih dalam status pekerja saat ini
• Berkas apa saja yang dilampirkan
• Penutup, semacam ucapan terimakasih dan harapan supaya permohonan visa diterima.

9. Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai

Sobat dapat membaca kembali point 2 karena membahas dokumen yang sama.

10. Flight Reservation

Tiket pesawat atau flight reservation juga dibutuhkan untuk memastikan tanggal pasti keberangkatan Sobat supaya menjadi pertimbangan bagi mereka. 

11. Fotokopi Sertifikat Bahasa

Fotokopi sertifikat bahasa seperti TOEFL dan IELTS juga harus dilampirkan dalam berkas. 

12. LOA (Letter of Acceptance)

Sobat dapat membaca kembali point 4 karena membahas dokumen yang sama. Terdapat beberapa informasi tambahan yang tidak tercantum di website. Berikut adalah informasinya.

• Biaya

Berdasarkan pengalaman tahun 2021, biaya pembuatan visa sebesar Rp 1.380.000. Sobat bisa membawa uang tunai dalam jumlah pas karena petugasnya tidak menyediakan kembalian. 😊 Untuk melihat jumalah biaya terbaru, Sobat dapat mengunjungi website resmi Polandia pada link berikut. https://www.gov.pl/web/indonesia-en/consular-fees

• Waktu Tunggu

Untuk waktu tunggu dikatakan bahwa membutuhkan waktu minimal tiga hari dan maksimal satu bulan. Berdasarkan pengalaman, jika dokumen sudah lengkap dan benar, normalnya memakan waktu selama satu minggu.

• Cara Pengambilan

Jika Sobat memiliki kendala untuk mengambil sendiri, pengambilan juga bisa diwakilkan dengan memberikan surat kuasa, fotokopi KTP dan bukti pembayaran kepada wakil yang akan mengambil visanya Sobat sekalian. 

Itulah tadi 8 dokumen wajib yang harus Sobat semua siapkan sebelum berangkat ke luar negeri untuk kuliah, khusunya ke Polandia. Jika di dalam artikel ini dirasa ada informasi yang kurang jelas atau kurang tepat, boleh banget untuk langsung menghubungi sosial media PPI Polandia atau langsung aja berikan komentar di dalam kolom komentar yang sudah disediakan.

Sungguh proses yang panjang dan membuat kantong kita kering ya Sobat. 😊Tapi demi mimpi, semoga kita tetap semangat menjalani setiap prosesnya. Semoga informasi ini bermanfaat untuk Sobat semua. Sampai ketemu di tulisan-tulisan selanjutnya. Salam semangat!

Tentang penulis:

Sari Kirana Restapa atau di dalam kepengurusan PPI Polandia dipanggil Sobat Sari adalah seorang mahasiswi jurusan Business Administration di Nicolaus Copernicus University di kota Torun, Polandia. Selain aktif berkuliah dan berorganisasi, penulis juga aktif membagikan pengalaman sebagai mahasiswi di Polandia melalui kanal youtubenya di sini.